Daadwerkelijk leidinggeven aantonen als vervoersmanager

De NIWO controleert of een (externe) vervoersmanager écht leidinggeeft. Met deze bewijslast sta je sterk bij een controle.

Vakbekwaamheid op papier is niet genoeg: de wet eist dat de vervoersmanager daadwerkelijk en permanent leidinggeeft aan de vervoersactiviteiten. Zeker bij externe vervoersmanagers kijkt de NIWO hier kritisch naar — schijnconstructies zijn een bekende reden om vergunningen in te trekken.

Wat verstaat de NIWO onder daadwerkelijk leidinggeven?

De vervoersmanager moet aantoonbaar betrokken zijn bij in elk geval:

het onderhoud van de voertuigen (APK, tachograaf-ijkingen, keuringen)
de planning en het toewijzen van ritten aan chauffeurs
naleving van rij- en rusttijden en het uitlezen van tachograafdata
de administratie: vrachtbrieven, verzekeringen, schadeafhandeling
contact met opdrachtgevers en overheden

Welke bewijslast werkt?

Bij een controle of hercontrole wil de NIWO documentatie zien. In de praktijk werkt dit goed:

Vaste controlemomenten — bijvoorbeeld een maandelijkse controle met een vast programma, vastgelegd met datum en tijd
Verslaglegging — wat is er gecontroleerd, wat viel op, welke acties zijn uitgezet
Aantoonbare aanwezigheid — bezoekverslagen, agenda-afspraken, communicatie met het bedrijf
Toegang tot de administratie — de vervoersmanager moet bij de stukken kunnen, niet alleen op verzoek

De valkuil: alles achteraf reconstrueren

Wie pas bewijs gaat verzamelen als de NIWO erom vraagt, is te laat. Tijdstempels en een doorlopend dossier zijn achteraf niet te faken — en dat weet de toezichthouder ook.

Zo helpt Vbuddy

In Vbuddy voert de vervoersmanager de maandcontrole digitaal uit, met vaste procesmomenten, eigen aanvullende vragen en automatische tijdstempels. Elke handeling komt in de audit trail en is als PDF te exporteren. Zo bouw je het bewijs vanzelf op, maand na maand.