1. Wie wij zijn
Vbuddy B.V. ("Vbuddy", "wij") exploiteert het platform en de webapplicatie Vbuddy (www.vbuddy.nl en app.vbuddy.nl) voor externe vervoersmanagers en transportbedrijven. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, met wie wij ze delen en welke rechten je hebt.
- Vbuddy B.V., Torenlaan 5, 1402 AT Bussum
- KvK-nummer 42160125
- E-mail: info@vbuddy.nl
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor alle vragen over privacy kun je terecht bij info@vbuddy.nl.
2. Onze rol: verantwoordelijke of verwerker
Voor de meeste gegevens in deze verklaring zijn wij verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen zelf waarom en hoe ze worden verwerkt. Dat geldt onder meer voor accounts, matching, onze eigen administratie rond vergunningbegeleiding, facturatie, support en onze website. Voor zover wij bij vergunningbegeleiding persoonsgegevens uitsluitend namens en in opdracht van een klant verwerken, zijn wij verwerker en geldt de verwerkersovereenkomst in Bijlage 1 van onze Algemene Voorwaarden.
Gebruikt een transportbedrijf de app voor zijn eigen administratie, zoals het uploaden en analyseren van tachograafgegevens van chauffeurs of het bijhouden van het auditlog, dan is het transportbedrijf verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij verwerken die gegevens dan alleen in opdracht van het transportbedrijf, volgens de verwerkersovereenkomst in Bijlage 1 van onze Algemene Voorwaarden. Ben je chauffeur en heb je vragen over je gegevens? Neem dan eerst contact op met je werkgever of opdrachtgever.
3. Welke gegevens wij verwerken en waarom
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Account- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, taal, inloggegevens | Account aanmaken en beheren, inloggen, contact | Uitvoering van de overeenkomst |
| Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, adres | Klantregistratie, controle zakelijk gebruik, facturatie | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting |
| Profiel van de vervoersmanager: geboortedatum, vakbekwaamheid (CBR-diploma), ervaring, IBAN | Matching met transportbedrijven, vergunningaanvragen, uitbetaling en facturatie | Uitvoering van de overeenkomst |
| Documenten voor vergunningaanvragen: KvK- en UBO-uittreksels, financiële stukken, lease- en managementovereenkomsten | Voorbereiden en indienen van aanvragen bij de NIWO, Kiwa Register of vergelijkbare instantie | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting van de aanvrager |
| Identiteitsbewijs en Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) | Aanvraag of wijziging van een vergunning of vervoersmanagerregistratie | Uitvoering van de overeenkomst op verzoek van de betrokkene |
| Betaalgegevens en betaalhistorie | Betaling van abonnementen en facturen | Uitvoering van de overeenkomst; fiscale bewaarplicht |
| Berichten, e-mails en notities | Support, afstemming rond een match, dienstverlening | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang |
| Auditlog: handelingen in de app met datum, tijd en gebruiker | Vastleggen wie wat heeft gedaan, als bewijs en ter beveiliging | Gerechtvaardigd belang; uitvoering van de overeenkomst |
| Feedbackmeldingen, inclusief schermafbeelding en technische gegevens | Problemen oplossen en de app verbeteren | Gerechtvaardigd belang |
| Websitestatistieken (zonder cookies, niet herleidbaar) | Inzicht in het gebruik van de website en app | Gerechtvaardigd belang |
| Pushmelding-abonnement | Meldingen sturen naar je apparaat | Toestemming (via je browser, altijd in te trekken) |
Wij vragen het burgerservicenummer (BSN) niet voor eigen doeleinden en verwerken het uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een aanvraag of indien een bevoegde instantie een volledige kopie verlangt. Scherm je het BSN en de pasfoto af op een kopie van je identiteitsbewijs, dan is dat voor ons voldoende, tenzij een instantie de volledige kopie verlangt. Identiteitsbewijzen en VOG's worden alleen gedeeld via de beveiligde uploadomgeving in de app, niet via WhatsApp of e-mail.
4. Openbare bronnen
Om gegevens snel en juist in te vullen, raadpleegt de app openbare registers: de KVK (bedrijfsgegevens), RDW Open Data (voertuiggegevens bij een kenteken), de NIWO (eurovergunningen) en PDOK/Kadaster (adres bij een postcode). Daarbij versturen wij alleen de zoekgegevens, zoals een KvK-nummer, kenteken of postcode.
5. Hoe lang wij gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Gegevens in de app | Zolang je account of abonnement loopt; daarna 60 dagen om te exporteren, en uiterlijk 30 dagen later verwijderd |
| Identiteitsbewijzen en VOG's | Uiterlijk 60 dagen na afronding van de aanvraag, verificatie of match waarvoor ze zijn verstrekt |
| Tachograafbestanden | De door de klant ingestelde termijn; standaard 13 maanden |
| Auditlog | Zolang het abonnement loopt en daarna gedurende de exporttermijn |
| Facturen, betaal- en contractadministratie | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Support- en e-mailcorrespondentie | 2 jaar na het laatste contact |
| Feedbackmeldingen | Uiterlijk 12 maanden |
Langer bewaren doen wij alleen als de wet dat verplicht of als het nodig is voor een lopend geschil.
6. Met wie wij gegevens delen
- Dienstverleners die ons helpen de app te leveren (subverwerkers), zoals hosting, database, e-mail en betalingen. Met hen hebben wij afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding. Het actuele overzicht staat op www.vbuddy.nl/subverwerkers.
- Bij een match: het transportbedrijf en de vervoersmanager zien van elkaar de gegevens die nodig zijn voor de samenwerking.
- De NIWO, Kiwa Register of een vergelijkbare instantie, wanneer wij op jouw verzoek een aanvraag indienen.
- Mollie, voor betalingen. Mollie is voor betaaltransacties zelf verantwoordelijk voor jouw gegevens.
- Overheidsinstanties, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Wij verkopen jouw gegevens nooit en gebruiken ze niet voor reclame van derden.
7. Gegevens buiten de EU
De database en bestanden van de app worden opgeslagen in de EU (Ierland). Een deel van onze dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten of verwerkt daar gegevens, onder meer voor hosting en e-mail. Doorgifte gebeurt alleen naar partijen die zijn gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework of die de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie hebben aanvaard. Per dienstverlener staat in ons overzicht van subverwerkers waar de gegevens worden opgeslagen of verwerkt.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, afgeschermde opslag van documenten met tijdelijke downloadlinks, toegangsbeheer op basis van rollen, een auditlog en back-ups. Alleen medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, krijgen toegang tot gegevens. Bij een datalek handelen wij volgens de wet en, waar wij verwerker zijn, volgens onze verwerkersovereenkomst.
9. Cookies en statistieken
De app gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om in te loggen en ingelogd te blijven. Voor statistieken gebruiken wij een dienst die geen cookies plaatst en bezoekers niet herkenbaar opslaat. Wij gebruiken geen trackingcookies of advertentiecookies.
10. Geen geautomatiseerde besluiten
De app geeft signaleringen bij tachograafgegevens en kan suggesties doen voor een match. Dat zijn hulpmiddelen: er worden geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen uitsluitend automatisch genomen. Wordt in de toekomst een AI-toelichting gebruikt, dan is die in de app als zodanig herkenbaar.
11. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@vbuddy.nl; wij reageren binnen een maand. Wij kunnen je vragen je identiteit aan te tonen.
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Wij stellen het op prijs als je eerst contact met ons opneemt.
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op www.vbuddy.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je vooraf.