Externe vervoersmanager inhuren — zo werkt het

Wie beroepsgoederenvervoer wil verrichten heeft een Eurovergunning nodig, en daarvoor moet het bedrijf aan de eis van vakbekwaamheid voldoen. Meestal gebeurt dat via een eigen leidinggevende met vakdiploma — maar dat hoeft niet. Je mag ook een externe vervoersmanager aanstellen.

Wat is een externe vervoersmanager?

Een externe vervoersmanager is een persoon met een geldig vakdiploma ondernemersvakbekwaamheid die op contractbasis het vervoersmanagement van jouw onderneming voert. Hij of zij is niet in loondienst, maar wordt via een aanstellingsovereenkomst aan je bedrijf verbonden en is daarmee formeel verantwoordelijk voor het daadwerkelijk en permanent leidinggeven aan de vervoerswerkzaamheden.

De belangrijkste NIWO-voorwaarden

• Maximaal 4 ondernemingen: een externe vervoersmanager mag voor ten hoogste vier verschillende transportbedrijven werken.
• Maximaal 50 voertuigen: het totale wagenpark van al die bedrijven samen mag niet groter zijn dan vijftig voertuigen.
• Aanstellingsovereenkomst: de afspraken (taken, vergoeding, tijdsbesteding) moeten schriftelijk zijn vastgelegd en worden meegestuurd met de vergunningsaanvraag.
• Daadwerkelijk leidinggeven: het mag geen papieren constructie zijn. De vervoersmanager moet aantoonbaar betrokken zijn bij zaken als onderhoud, planning, rij- en rusttijden en de administratie.
• Betrouwbaarheid: ook de externe vervoersmanager levert een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan.

Waar gaat het in de praktijk mis?

De NIWO toetst steeds strenger of een externe vervoersmanager écht leidinggeeft. Een handtekening onder de overeenkomst is niet genoeg: bij controles wordt gevraagd naar aantoonbare betrokkenheid. Denk aan vastgelegde maandcontroles, notulen en inzicht in de administratie. Ontbreekt dat bewijs, dan loopt de vergunning gevaar — voor het bedrijf én voor de reputatie van de vervoersmanager.

Zo helpt Vbuddy

Vbuddy legt de complete samenwerking vast: de koppeling tussen bedrijf en vervoersmanager, het documentdossier (VOG, vakdiploma, overeenkomst) en de maandelijkse controles met tijdstempels en audit trail. Zo is het daadwerkelijk leidinggeven altijd aantoonbaar — voor de NIWO en voor jezelf.